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【政策文件】住建部就做好建设工程档案归档管理工作公开征求意见

发布时间:2022-11-17 09:56:00   来源:   点击:

为加强对建设工程档案工作的指导和监督,进一步提高建设工程档案归档管理工作质量和水平,我部研究起草了《关于进一步做好建设工程档案归档管理工作的通知(征求意见稿)》,现向社会公开征求意见。有关单位和公众可于2022年11月28日前,通过以下途径和方式提出意见:

 

1.电子邮箱:chenjing@mohurd.gov.cn(请提供签字盖章扫描件和同版本可编辑文档)。

 

2.通信地址:北京市海淀区三里河路9号住房和城乡建设部办公厅(邮编100835),并请在信封上注明“档案归档管理反馈意见”字样。

 

附件:关于进一步做好建设工程档案归档管理工作的通知(征求意见稿)

 
 
住房和城乡建设部办公厅
 
2022年11月16日
 
关于进一步做好建设工程档案归档管理工作的通知

(征求意见稿)

 

建设工程档案是城乡建设活动的真实记录和重要建设成果,做好建设工程档案归档管理工作是政府部门的一项重要职责,直接关系城乡建设高质量发展和人民生命财产安全。近年来,一些地区出现了建设工程档案管理工作弱化、工作方法简单、重承诺轻监管、归档不完整不及时等问题。为加强对建设工程档案工作的指导和监督,进一步提高建设工程档案归档管理工作质量和水平,现就有关事项通知如下:

 

一、加强建设工程档案工作的监督管理

 
 

(一)提高认识,加强指导和监管。各地住房和城乡建设主管部门、有关规划和自然资源主管部门(以下简称城建档案主管部门)要以习近平新时代中国特色社会主义思想为指导,深入贯彻习近平总书记对档案工作的重要批示精神,认真落实“保管好、利用好、记录好、留存好”的目标任务,充分认识新形势下加强建设工程档案归档管理工作的重要性和紧迫性,加强对建设工程档案归档管理工作的指导和监督管理,完善归档管理政策措施,督促工程参建各方履行归档职责。建立应交不交的责任追究机制,采取有效监督检查方式,对档案管理制度、人员在岗和档案移交等情况进行监督检查和督促落实,发现问题及时纠正。坚决杜绝“重结果轻过程,只承诺不监管”,以及档案不完整、不真实、不移交等问题的发生。

 

各地城建档案主管部门要按照工程建设项目审批制度改革要求,完善档案管理工作机制,优化档案验收工作流程,创新归档管理方式。通过工程建设项目审批管理系统在核发建设工程规划许可(施工许可)时,一次性告知建设单位建设工程档案归档的有关要求,在工程建设过程中,实行线上线下一体化业务指导服务,促进归档工作提质增效。

 

(二)坚持集中统一管理,做到应收尽收。各地城建档案主管部门要通过市、县城建档案馆(室)对建设工程档案实行集中统一管理,维护建设工程档案的系统性、完整性与安全性,各地要结合实际,明确建设工程档案的归档范围,采用便捷高效的接收方法,确保应收尽收,为城乡规划建设管理和人民群众生产生活等需要提供档案支撑。

 

(三)充分发挥城建档案馆的作用,不断提升档案管理水平。各地城建档案馆是按照《科学技术档案工作条例》等有关规定设置的专门档案馆。各地城建档案主管部门要结合档案保管利用工作需要,充分发挥城建档案馆(室)的专业技术优势,使其能够在开展档案归档全过程指导监督、档案人员业务培训、信用信息汇集报送、档案信息化建设、档案接收保管利用,以及协助完成档案验收等方面,承担更多的技术服务保障工作,防止工作弱化的现象发生,不断提升建设工程档案管理工作水平。

 

二、落实建设工程档案归档管理职责

 
 

(四)明确各方责任。按照“谁移交、谁负责,谁形成、谁负责”的原则,工程建设单位对归档工作负总责,要把归档工作纳入合同管理、施工管理的各个环节,协调督促勘察、设计、施工、监理等单位按规定完成归档各项工作,定期组织查验档案完成情况,确保建设工程档案全面反映工程实际情况,工程竣工后,负责向城建档案馆(室)移交档案。工程各参建单位对归档工作负主体责任,负责收集、整理各自形成的档案,并对档案的真实性和完整性负责,要建立健全档案工作制度,落实领导负责制和档案人员岗位责任制,设专人专岗专职负责归档工作,要严格按照归档要求,与工程建设同步完成档案的收集和整理,并在工程完工时完成竣工图的编制工作。

 

(五)简化移交内容。各地城建档案主管部门要按照“放管服”改革要求,以满足工程改扩建、维修、事故应急处置、城市规划建设管理、辅助决策等需要为原则,进一步简化和规范建设工程档案移交内容,切实减轻企业负担。

建设工程档案移交内容包括纸质、电子、声像等载体的文件材料;对于加盖电子签章、具备法律效力、符合归档要求的电子文件,可不移交相应纸质档案;对于数字化扫描形成的电子文件,实行纸质、电子双套制移交。

 

(六)完善验收机制。城建档案主管部门要建立健全建设工程档案验收纳入工程竣工联合验收的工作机制,规范验收工作流程和工作要求,组织有关专业人员在工程竣工联合验收规定时限内,完成建设工程档案验收。

城建档案主管部门要通过工程建设项目审批管理系统,接收工程竣工联合验收或建设工程档案验收申请,经核验,对符合归档要求的,出具建设工程档案验收合格意见,对不符合归档要求的,要一次性告知整改内容,整改完成后重新进行验收。

暂未实施工程竣工联合验收的建设工程,在办理工程竣工验收备案时,住房和城乡建设主管部门应当查验建设工程档案验收合格意见。

 

(七)健全移交方式。按照《建设工程质量管理条例》《国务院办公厅关于全面开展工程建设项目审批制度改革的实施意见》等规定,建设工程档案移交实行“验收+承诺”的方式。建设工程档案经验收合格后,应及时移交城建档案馆(室),并办理移交手续。对于建设工程档案验收后形成的以及需要补充更正的内容,实行告知承诺制移交,承诺时间不超过三个月。

建设工程档案移交承诺书的内容包括:档案齐全完整、与工程实际相符、扫描形成的电子版内容与相应纸质档案一致、在承诺时限内完整移交等。

对建设周期长或在线归档的工程项目,建设单位可以申请分阶段验收、分阶段移交。

对未履行承诺完成档案移交的建设单位及其直接负责的主管人员和其他直接责任人员,按规定进行行政处罚,并纳入失信行为记录。

 

(八)加强信息化建设。城建档案主管部门要加强建设工程档案接收、保管、利用等全过程信息化建设,加速推进建设工程档案管理数字化进程。要建立和完善建设工程档案管理系统,实行归档全过程指导服务、档案验收移交等全过程线上线下同步办理,并实现与工程建设项目审批管理系统、建设工程全过程图纸数字化管理系统、行政执法系统等相关业务系统的互联互通和数据共享。探索开展省市县建设工程档案信息资源一体化建设,逐步实现档案信息的异地查询利用。

 

三、做好组织保障工作

 
 

(九)加强队伍建设。各地城建档案主管部门要加强建设工程档案人才队伍建设,围绕建设工程档案管理工作需要,每年组织开展建设工程档案人员业务培训,采取多种激励措施,加强专业技术人才培养,不断提高业务能力。支持城建档案馆(室)人才培养和引进工作,努力建立一支具有工程建设、档案管理、信息技术等专业知识的复合型高素质档案管理人才队伍。

 

(十)加强安全管理。各地城建档案主管部门要多措并举做好建设工程档案安全保密管理工作。涉密工程以及地下管线测绘数据等涉密档案,应按照保密要求严格管理。建设工程电子文件管理应符合相关保密管理要求,防范因信息汇聚关联引发泄密风险。要做好电子档案数据容灾、异质异地备份和数据保全管理工作,异地备份工作要充分考虑不同省份、不同地震带等因素,确保档案数据的绝对安全、长久可用以及在应急状态时快速启用。

 

(十一)提高服务能力。各地城建档案主管部门要建立事前告知、事中指导、事后信用监管的归档管理工作机制,及时核实更新信用信息,开展信用评价,强化信用约束,鼓励探索运用信用手段提高建设工程档案验收工作效率和归档工作质量。要加强城建档案资源建设,做好馆藏档案数字化,设立档案查询服务窗口,挖掘档案资源价值,提高档案利用服务能力。要通过举办展览、编研等工作,展现城乡建设取得的成就,增强人民群众的获得感和幸福感。

 

(十二)加强宣传推广。深入总结建设工程档案管理工作的经验和做法,在机制创新、制度保障、技术服务、信息化建设等方面,遴选可复制、可推广的经验做法和典型案例,运用政务网站、新闻媒体等方式,加强宣传和推广,营造务实、创新、进取的良好工作氛围。

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